El mes de diciembre representa para las empresas el cierre del ciclo laboral del año, lo que significa que vienen aquellos trámites importantes como: pago de primas, pago de cesantías, renovación de la matrícula mercantil, entre otras responsabilidades que es mejor asumir y dejar muy bien organizadas antes de finalizar el 2019.
Cumplir con estos compromisos, te evitará dolores de cabeza a futuro. Adicionalmente si eres una empresa o negocio que apenas empieza, con más razón deberás tener presente los tiempos indicados para cumplir a cabalidad con todo lo que la ley te exige.
En ese orden de ideas y para que arranques el 2020 como se debe, te mencionamos aquellos trámites con los que debes empezar.
Renovación de matrícula mercantil
Esta es una de las diligencias más importantes que debes tener en cuenta antes de finalizar el año. Aunque la fecha límite es el 31 de marzo, es importante ir recopilando la información financiera antes del 31 de diciembre, para que así, puedas diligenciar con mayor facilidad los formularios y pagos correspondientes.
Ten presente que al renovar tu matrícula no solo actualizas tus datos y cumples con tus deberes legales, sino que además permites que tu empresa sea contactada por otras empresas que consultan el Registro mercantil para hacer negocios; así mismo, esto te permite participar en licitaciones y concursos estatales.
Recuerda que este trámite es obligatorio para todas las empresas que llevan a cabo actividades de comercio.
Pago de prima de servicios
La prima de servicios, consiste en la obligación que tienen los empleadores con sus trabajadores de reconocer el pago de 30 días de salario por cada año que han trabajado, o proporcionalmente al tiempo laborado cuando se trate de un periodo inferior a un año. Ten en cuenta que esta prestación, no forma parte del salario tal como lo establece la ley laboral.
Entonces, Al terminar el año, como es el caso, las empresas deben pagar una prima de servicios a los trabajadores. Recuerda que las fecha límite del pago de esta obligación es el 20 de diciembre.
Pago de cesantías
La obligación de cada empleador es liquidar todas las cesantías con corte a 31 de diciembre y consignarlas a más tardar el 14 de febrero del año siguiente en el fondo de preferencia de cada empleado. La ley establece que todo empleador debe pagar de manera obligatoria el equivalente a un mes de salario por cada año de servicios prestado, o proporcionalmente al periodo que trabajó el empleado.
Realización de asamblea ordinaria
Según los estatutos de cada una de las sociedades de las empresas, es obligatorio realizar una reunión ordinaria de accionistas. Hay que tener en cuenta que la realización de esta en ningún caso podrá exceder los tres primeros meses del año. En la reunión se deben tocar temas como la situación de la sociedad, la elección de los directivos, revisar los balances y cuentas y definir la distribución de las utilidades.
Así que prográmate desde ya para llevarla a cabo y levantar el acta respectiva.
Implementación de la factura electrónica
La factura electrónica es un documento digital que tiene los mismos efectos legales que una factura de papel. Sin embargo, se está cambiando a esta modalidad porque será más fácil la identificación del fraude y de información errónea, además aumentará la eficiencia y la seguridad de las transacciones.
El próximo año por ley, todas las empresas deben empezar a facturar electrónicamente, pues desde la Dian le apuestan a este mecanismo. Entonces las empresas deberán contar con una herramienta de apoyo tecnológico y habilitarse ante la dirección de impuestos como facturador electrónico.
Quedan pocos días para finalizar el año, así que si eres empleador, no te dejes coger la noche con estos cinco trámites obligatorios. El olvido de alguno de ellos, podría acarrear gastos mayores e incluso sanciones que pueden afectar a futuro tu empresa.
